Verrassend: Twitter als productiviteitstool

Het is in veel bedrijven een van de grootste ergernissen: overvolle e-mailpostbussen die kenniswerkers uren per dag bezig houden. Veel van de berichten zijn CC'tjes. Neem de secretaresse die op zoek is naar het nummer van een klant. Zij mailt haar vraag naar een groep collega's in de hoop dat een van hen het nummer kent. Meerdere mensen reageren. Een ander deel weet het even niet, maar gaat wel op zoek. Zo kunnen we nog gemakkelijk tien voorbeelden bedenken van tijdverspillende e-mails.

Babbelplatform
Niet iedereen denkt bij Twitter aan 'efficiënte communicatie'. Want was Twitter niet dat 'babbelplatform' waarop iedereen allerlei niemandalletjes over zichzelf aan de wereld meldt? 'Naar de kapper', 'kinderen van school halen', et cetera. Gezellige onzin, dus? Het is maar hoe je gebruik maakt van het nieuwe medium. Als je Twitter goed gebruikt, kan het je juist veel tijd besparen - als aanvulling op de e-mail.

Was Twitter niet dat 'babbelplatform' waarop iedereen allerlei niemandalletjes over zichzelf aan de wereld meldt? 'Naar de kapper', 'kinderen van school halen'. Gezellige onzin, dus?

Allemaal leuk en aardig, maar wat is Twitter nou precies? Bedenker Jack Dorsey, werkzaam bij internetbedrijfje Odeo, wilde simpelweg weten wat zijn vrienden deden. Hij stelde de hamvraag "wat ben je aan het doen" en webdienst Twitter was geboren. Inmiddels is Twitter vooral in Amerika en Groot-Brittannië razend populair. Dat komt voornamelijk doordat online je ei kwijtraken nog nooit zo eenvoudig en snel was. In minder dan vijf minuten registreer je een account en post je een eerste tweet, je ei in 140 tekens of minder. Gefeliciteerd, je zit op Twitter en doet aan microblogging.

Troetelkind
Wat voor een IT-startup in 2006 als een zijproject begon, is in 2009 uitgegroeid tot het troetelkind van internetters wereldwijd. Microbloggen op Twitter kan achter je pc of laptop, maar ook vanaf je mobiele telefoon. Vooral die laatste optie is populair onder gebruikers van Twitter. Altijd en overal mededelen wat je aan het doen bent, past dan ook perfect bij een gsm met mobiel internet.

Een grappige aanvulling op Twitter: Twittearth die je gesprekspartners letterlijk in kaart brengt. 

Niet alleen bloggers lopen weg met Twitter, ook niet-bloggers zijn massaal aan het microbloggen geslagen. Doordat een account opzetten zo weinig tijd kost en het schrijven een bericht nog minder, is Twitter zeer aantrekkelijk voor niet-bloggers. Dat blijkt alleen al aan de hoeveelheid celebrities die actief zijn op Twitter. Een bezig type als Maxime Verhagen weet bijvoorbeeld tussen al zijn werkzaamheden door nog tijd te vinden om (gemiddeld) zeventien berichten per dag te posten.

Webdienst Yammer laat je een besloten twitterfeed aanmaken voor je team.

Ondernemende types
Zoals gewoonlijk met een hype, zijn ondernemende types aan de haal gegaan met het basisidee, om er vervolgens een eigen draai aan te geven. In het geval van Twitter zijn de meest opvallende initiatieven de internetdiensten Yammer.com en Present.ly. Via deze websites kun je ook microbloggen, maar dan binnen een eigen afgeschermde groep. Bij beide word je lid van je groep door met een e-mailadres met hetzelfde domein te registreren. Je hebt dus een @winmagpro.nl e-mailadres nodig om op Yammer of Present.ly lid te worden van de groep WINMAGPro.

"Twitterdiensten Yammer en Present.ly
richten zich specifiek op de interne communicatie
van bedrijven"

"Een vorm van teambuilding"

'Mister Twitter'

WINMAG Pro sprak met Remco Bakker van Syntens. Syntens helpt mkb-ondernemers met innovatieplannen en -ideeën. De adviesinstelling is een initiatief van het Ministerie van Economische Zaken. Bedrijven krijgen een op hun situatie toegespitst advies (kosteloos). Daarnaast organiseert Syntens ook voorlichtingsbijeenkomsten en vormt het clusters van bedrijven om gezamenlijk een innovatie tot stand te brengen. Er werken in totaal ongeveer 250 consultants. Op elk regiokantoor zit een team van adviseurs met elk een eigen expertise. Om op de hoogte te blijven van wat een adviseur met dezelfde expertise op een andere locatie doet, werd voorheen veel gemaild en gebeld. Twitterdienst Yammer heeft een deel van deze communicatiestroom overgenomen.

Twitter in je bedrijf is niet zo onlogisch als je denkt. Laten we het eerdergenoemde voorbeeld van de secretaresse en haar zoektocht naar het telefoonnummer van een cliënt eens opnieuw bekijken. Dit keer werkt ze in een bedrijf dat gebruik maakt van Yammer. Ze plaatst een bericht op de webpagina van het team. De collega's zien het bericht via een popup in hun browser, of op hun smartphone, en een van hen reageert direct met het telefoonnummer. Als teamlid zie je beide berichten en snapt dat het probleem opgelost is. Snel geschakeld en geen overbodige e-mails verstuurd.

Adviesorganisatie
Remco Bakker (29), innovatieadviseur Creatieve Industrie bij Syntens, zag in zijn organisatie mogelijkheden voor het gebruik van Twitterdienst Yammer. "Onze adviesorganisatie, Syntens, heeft kantoren door heel Nederland en helpt bedrijven in het MKB met de vernieuwing van uiteenlopende bedrijfsaspecten (zie ook www.syntens.nl, red.). In mijn werk breng ik ondernemers in contact met de juiste instellingen en mensen. Voor mijn werk ben ik dus afhankelijk van mijn netwerk en kennis."

Versplinterde kennis
Die versplinterde kennis was voor Remco reden om in januari 2009 aan een experiment met Yammer te beginnen. Na twee maanden namen 57 van de 250 adviseurs van Syntens deel. "Het aantal groeit nog, maar is nu al voldoende, want op elk kantoor zit wel iemand die op Yammer zit. Hij of zij is goed ingewijd in wat er op kantoor gebeurt. Om het systeem te laten werken, hoeft dus niet per se het hele bedrijf op Yammer. Zelfs als je niet actief deelneemt en alleen maar meeleest kan het al een verrijking voor je werk zijn."

Dat Yammer toegespitst is op het bedrijfsleven merkte Remco in de praktijk. "Op Yammer kun je bestanden aan je berichten toevoegen. Erg handig als je documenten met je collega's wilt delen. Verder staan reacties op berichten optioneel onder het originele bericht. Dat is overzichtelijk en nuttig voor meelezers."

Brainstormen
Voor Remco is het experiment een succes. "Het doel was om beter kennis te delen. Ik denk dat we daarin zijn geslaagd. Zo brainstormen we regelmatig gezamenlijk over projecten van collega's. Laatst meldde een adviseur dat ze een presentatie aan het voorbereiden was. Vanuit het hele land kreeg ze via Yammer ideeën aangereikt van collega's. Een dag later zette ze haar presentatie online, samen met een dankwoord aan iedereen die haar had geholpen.

Je kunt zelfs stellen dat Yammer gebruiken een vorm van teambuilding is. "Ik heb via de dienst collega's van andere vestigingen leren kennen waar ik anders weinig contact mee zou hebben. Bovendien weet ik wat er speelt op andere locaties. Al met al brengt dit ons als organisatie veel dichter bij elkaar."

Zulke diensten richten zich specifiek op de interne communicatie van bedrijven. Hoewel Yammer en Present.ly allebei zijn gebaseerd op Twitter zijn ze geoptimaliseerd voor zakelijk gebruik. Zo kun je op Twitter maar 140 tekens per bericht gebruiken, terwijl je op Yammer vrij spel hebt. In de praktijk zijn berichten nog steeds van het formaat microblog, maar er is net iets meer ruimte om uit te wijden.