Alternatieven voor MS Exchange

Voor veel bedrijven zijn de woorden groupware en mailserver synoniem met Microsoft Exchange Server. Dat is ook niet zo verwonderlijk, want Exchange biedt uitgebreide functionaliteit en goede support. Microsoft heeft bovendien nog een andere troef in handen: het ideale clientprogramma voor de server, Outlook, is onderdeel van Microsoft Office en staat al op bijna elke zakelijke pc geïnstalleerd.

Maar met elke nieuwe release van Exchange Server rijzen ook de twijfels: wel of niet upgraden, moet er nieuwe hardware komen, wat zijn de kosten van de upgrade en is Exchange eigenlijk nog de juiste keuze? Er zijn tenslotte alternatieven voorhanden. Sommige daarvan zijn zelfs gratis, wat overigens niet wil zeggen dat ze niets kosten. Behalve de aanschafkosten van de software heb je natuurlijk te maken met kosten voor hardware, installatie, onderhoud en ondersteuning. In goed Engels: de total cost of ownership. Hoe dan ook, als elke euro telt, dan is Exchange niet je beste keus. Maar wat als de kosten niet je eerste zorg zijn? Als het je vooral gaat om andere praktische zaken zoals beheer, schaalbaarheid, functionaliteit of beschikbaarheid, wat zijn dan de alternatieven? Er zijn er verschillende, bekende en minder bekende, waarvan we er vier onder de loep hebben genomen: Zimbra Collaboration Suite, Kerio Connect, Scalix en het Nederlandse Zarafa.

Van de Zimbra Collaboration Suite werd eind vorig jaar een nieuwe versie geïntroduceerd. Een introductie die met de nodige hype gepaard ging omdat Yahoo! -volgens de toen nog geruchten- op zoek zou zijn naar een koper. Dus sprong de versienummering van vijf-punt-nogwat naar een volle 6.0, daarmee een belangrijke upgrade suggererend. Dat laatste valt wat tegen, maar de geruchten bleken waar: Zimbra is inmiddels overgenomen door VMware.

Zimbra's e-mailclient beschikt nu over drie vensters en verschillende tabs om gemakkelijker heen en weer te schakelen tussen e-mail en agenda. Andere verbeteringen in Zimbra Collaboration Suite 6.0 zijn een automatische spellingcontrole, beter bestandsbeheer, gepersonaliseerde e-mailfilters en -regels, de mogelijkheid om e-mailberichten te sorteren op grootte en het als bijlage aan je e-mail toevoegen van willekeurig welk bestand uit Zimbra Briefcase.

De nieuwe Social Zimlet laat gebruikers communiceren met diensten als Facebook, Del.ici.us, Digg en Twitter, die ook binnen het bedrijfsleven aan populariteit winnen. BroadSoft ontwikkelde een VOIP Zimlet voor Voice over IP-gesprekken vanuit de Zimbra suite.

Nieuw voor mobiel gebruik zijn het op afstand wissen van data en de verbeterde serverbeleidsmaatregelen, zoals het verplicht gebruik van een pincode of minimumeisen voor wachtwoorden. Op afstand wissen maakt het mogelijk om gevoelige gegevens te wissen van gestolen of simpelweg verloren mobieltjes. Zimbra Mobile, beschikbaar voor smartphones met ActiveSync en de iPhone, maakt draadloos synchroniseren van agenda, adresboek en mail mogelijk. En verder heeft Zimbra nog een Mobile Web client, die toegang geeft tot de Zimbra Server vanaf elk mobiel apparaat met een webbrowser.

Het beheer van Zimbra Collaboration Suite kan op basis van rollen worden gedelegeerd aan beheerders van verschillende niveaus, wat vooral voor grotere bedrijven een noodzaak is. Zimbra Collaboration Suite helemaal uitbesteden kan ook. Het pakket wordt als een hosted service onder andere aangeboden door 01.com (www.01.com), de IGI Group (www.igi.nl) en XXL (www.xxlwebhosting.nl).

Kerio geeft de nieuwste versie van zijn product niet alleen een nieuw versienummer, maar zelfs een compleet nieuwe naam. Kerio Mail Server 6 heet nu Kerio Connect 7 en profileert zich als een volwaardige concurrent van marktleider Exchange. Als het gaat om functionaliteit doet Kerio Connect op veel gebieden niet onder voor Exchange, maar is daarentegen wel gemakkelijker te beheren en is bovendien beschikbaar voor Windows, Mac OS X en Linux.

Opvallend nieuwtje is het gebruik van een webinterface voor het beheer van Kerio, in plaats van de Windows- en Linuxconsoles in vorige versies. Binnen de webconsole kun je gemakkelijk nieuwe gebruikers aanmaken, eventueel gekoppeld aan bestaande accounts in Active Directory. Er is ook ondersteuning voor de OpenDirectory-service van Apple, terwijl gebruikersgegevens van kleine installaties in een interne database kunnen worden opgeslagen. Om Connect aantrekkelijker te maken voor grote bedrijven, kan een domein nu worden verspreid over verschillende servers op verschillende locaties.

Draadloze synchronisatie van gegevens wordt met Connect 7 voor meer smartphones ondersteund, waaronder de Nexus One van Google en de Palm Pre. Verder kun je de standaardpoort voor inkomende e-mail wijzigen voor als je onderweg bent, op en vliegveld of in een hotel bijvoorbeeld, omdat poort 25 daar meestal wordt geblokkeerd.

Kerio Connect is een van de weinige groupware-producten die naast geavanceerde functies als spamfilteren en virusscannen standaard ook een degelijk e-mailarchief- en backupsysteem biedt. Deze zijn verder uitgebreid met een beheerbeleid dat oude items automatisch kan verwijderen aan de hand van een vooraf ingesteld beleid.

Een kleine, maar in sommige gevallen belangrijke wijziging is de mogelijkheid om de naam van een primair berichtendomein te veranderen. Op de meeste groupwareservers is dat geen eenvoudige taak, terwijl de noodzaak om de naam te veranderen zich vaker voordoet dan je wellicht zou denken, bijvoorbeeld na een fusie of overname.

Kerio Connect wordt als een hosted service onder andere aangeboden door BIT (www.bit.nl) en Logict (www.logict.nl).

Scalix onderscheidt twee verschillende typen gebruikers: standaard en premium. Standaardgebruikers krijgen toegang to e-mail en een persoonlijke agenda, maar alleen premium-gebruikers hebben de beschikking over uitgebreidere functies, zoals ondersteuning voor Outlook, groepsafspraken, gedeelde mappen en draadloos e-mail.

Behalve ondersteuning voor Outlook voor premium-gebruikers biedt Scalix ook een webinterface voor toegang tot e-mail en agenda's. De webclient maakt gebruik van AJAX om aanvullende informatie weer te geven over afspraken, contactpersonen en e-mailberichten als je de cursor beweegt over een object in de interface, zoals bijvoorbeeld een datum in de agenda.

Onhandig is, dat de webclient na het inloggen in een nieuw venster wordt geopend. Dat betekent dat je in je browser het blokkeren van popup-vensters moet uitschakelen. En dat je dus voortaan met irritante reclamevensters geconfronteerd kunt worden, afhankelijk van de sites die je bezoekt. De interface biedt een een beperkt aantal gereedschappen en geeft een overzicht van je e-mailberichten en aanstaande afspraken in je agenda. Voor geavanceerdere functies, zoals het delegeren van toegang tot je e-mail of je agenda, is Outlook onontbeerlijk.

Voor mobiele gebruikers is er een uitgeklede versie van de webclient, die geschikt is voor elk apparaat dat een webbrowser heeft. Je kunt er je e-mail mee lezen, doorsturen en beantwoorden. Het gebruik van Scalix Connect for Blackberry Enterprise server vereist een premium-account en, voor de Small Business Edition van het pakket, bijbetaling. Ook voor ActiveSync-ondersteuning moet de knip opnieuw geopend worden.

De beheerconsole is, net als de client, op webbasis en ook hier moet in de browser popup-blokkering worden uitgeschakeld. De interface is vrij sober en biedt gereedschappen voor het beheren van gebruikers, groepen en hulpmiddelen zoals vergaderkamers. Scalix ondersteunt integratie met Active Directory via een plugin voor Microsoft Management Console. Verder heb je als beheerder ook controle over postbusquota, met de mogelijkheid om gebruikers te waarschuwen als ze hun quotum bereiken of overschrijden.

Zarafa is als enige van de hier besproken pakketten van Nederlandse makelij. De kern wordt gevormd door de mailserver en de Mapi-emulator Mapi4Linux. Verder gebruikt Zarafa een aantal stadaard open-source applicaties, zoals MySQL voor het opslaan van de berichtendatabase en verschillende zogenaamde message transfer agents voor het versturen van berichten, waaronder Postfix en Sendmail. De Apache webserver verzorgt de ondersteuning van de webclient.

Voor de ondersteuning van Outlook moet op clientcomputers een Mapi-provider worden geïnstalleerd. Die geeft Outlook (vanaf versie 2000) toegang tot de Zarafa-server voor het lezen en beantwoorden van e-mail, het plannen van afspraken en het delen van mappen. De groupware-functionaliteit is ook beschikbaar via een webclient op basis van Ajax. Gewone mailfuncties zijn toegankelijk voor andere clients die het pop3- of imap-protocol ondersteunen, terwijl de agenda’s ook via het iCal-protocol kunnen worden benaderd.

Voor smartphones en andere mobiele apparatuur is er het open-source Z-push. Daarmee kun je email, adressen, afspraken en taken synchroniseren met de server. Z-push werkt met Windows Mobile-apparaten, iPhone, Nokia E-series, Palm Treo, sommige Sony Ericssons en Android. Inkomende post wordt realtime gepusht naar apparatuur die compatibel is met ActiveSync. De Professional en Enterprise-versies van Zarafa ondersteunen ook de Blackberry Enterprise Server voor het synchroniseren met Blackberry’s.

Een belangrijk nadeel van Zarafa is, dat er voor het beheer van de server en de gebruikers geen grafische interface is. Het volledige beheer verloopt via het intypen van commando’s in het beheerprogramma. Zarafa kan overigens wel gekoppeld worden aan een bestaande Active Directory- of LDAP-omgeving. Bestaande gebruikers worden dan automatisch geïmporteerd en nieuwe gebruikers worden realtime gesynchroniseerd met de Zarafa database.

Zarafa wordt als een hosted service onder andere aangeboden door Pimbox (www.pimbox.nl) en Tigron (www.tigron.be).

Rest de hamvraag: kan de Exchange Server de deur uit? Dat hang ervan af. Er zijn gebieden waarop de hier gepresenteerd alternatieven aantrekkelijker kunnen zijn dan Microsofts Exchange Server. Denk bijvoorbeeld aan prijs/prestatieverhouding, samenwerking met Mac OS X, of het beheer in kleine installaties.

De prijs is zeker niet het sterkste punt van Exchange, of in elk geval de aanschafprijs niet. Maar als je verder kijkt dan de aanloopkosten, dan heeft Exchange een uitstekende positie ten opzichte van de goedkopere concurrenten. Het doet zijn werk goed, biedt enorm uitgebreide functionaliteit en de ondersteuning is uitstekend. Het valt natuurlijk te betwisten, maar Mac-ondersteuning zou wel eens de enige echt goede reden kunnen zijn om een alternatieve server te gebruiken.

Het beheer van Exchange is vaak bekritiseerd, maar sinds de introductie van versie 2007 kan het naar believen worden beheerd via een grafische interface of met commando’s. Dat maakt Exchange overigens nog niet eenvoudig te beheren. Het blijft een ingewikkeld pakket, dat moeilijker onder de knie te krijgen is dan sommige alternatieven. Zeker voor kleine bedrijven kan dat een belangrijke overweging zijn.

Als bij je keuze de kosten de belangrijkste rol spelen, dan zijn er goede alternatieven voor Exchange, die veel goedkoper zijn. Als het je niet alleen om het geld gaat, kijk dan naar de geboden functionaliteit, zoals schaalbaarheid of Mac-ondersteuning. En laat ook het beheer een rol spelen. Voor kleine installaties kan het beheer van Exchange onnodig veel ingewikkelder zijn dan dat van de alternatieven, maar grote bedrijven zullen juist al snel baat hebben bij de uitgebreide beheermogelijkheden van Exchange en de extra leertijd voor lief nemen.

Als je dan uiteindelijk besluit om Exchange de deur uit te doen, dan zijn vooral Zimbra Collaboration Suite en Kerio Connect aantrekkelijke alternatieven. Beide zijn aanzienlijk goedkoper dan Exchange, bieden uitgebreide functionaliteit, zijn compatibel met Mac OS X en Linux, en zijn gemakkelijker te beheren dan de groupwareserver van Microsoft. Het beheer helemaal uitbesteden kan ook, door een abonnement te nemen op de gehoste versies.